Hlavným cieľom rezervačného systému je predsa zabezpečiť, aby bolo pred povolením rezervácie k dispozícii voľné miesto, však? Hoci je to pravda, existuje niekoľko situácií, keď chcete presný opak.
Ako príklad si vezmime podujatie, kde dobrovoľníci pomáhajú iným ľuďom, napríklad s daňovým priznaním. Potrebujete spárovať dobrovoľníkov s ľuďmi, ktorí pomoc potrebujú. V takom prípade chcete povoliť rezerváciu iba na mieste, ktoré je už obsadené dobrovoľníkom. Pozrite si tento príklad rozvrhu, aby ste videli, ako by to mohlo vyzerať.
Ďalší bežný prípad použitia, s ktorým sme sa stretli, je veľtrh, kde je potrebné spárovať zákazníkov s obchodníkmi na ukážku. Počet prezentačných stánkov je pevne daný, ale chcete povoliť rezerváciu len vtedy, ak môže byť na mieste aj obchodník. (Proces môžete tiež obrátiť a povoliť zákazníkom rezervovať si akékoľvek voľné miesto, čo následne spustí e-mail obchodnému tímu s požiadavkou, aby toto miesto obsadil zákazníkom.)
Spárovanie dvoch hráčov na tenisový zápas je ďalší prípad použitia, ale môžete spárovať aj viac ako dvoch. Možno chcete spárovať štyroch hráčov na bridž.
Príklad nastavenia: párovanie jeden na jedného
Prejdeme si kroky, ako nastaviť rozvrh, v ktorom jedna skupina plánuje svoju dostupnosť (dobrovoľníci alebo obchodníci) a druhá skupina si s nimi plánuje schôdzku. V demo rozvrhu spomenutom vyššie sme vložili všetko do jedného rozvrhu, aby bolo vidieť, čo sa deje. Pre koncových používateľov však môže byť jasnejšie, ak má každá skupina vlastný rozvrh. Tu teda vytvoríme jeden rozvrh pre skupinu dobrovoľníkov a ďalší pre skupinu, ktorá si plánuje schôdzku s dobrovoľníkmi.
Na nástenke použite sprievodcu New Schedule a vytvorte rozvrh typu „Resource schedule“. V tomto príklade vyberieme „No log in necessary“ a „One“ resource (neskôr vám ukážeme, ako urobiť viac než jeden). Pomenujte svoj rozvrh „Volunteer signup“ a potom definujte miesta, kde sa môžu prihlásiť. Po kliknutí na Finish môžete kliknúť na „Opening Hours“ a vyplniť „Closed before“ a „Closed after“, aby ste určili, kedy sa aktivita koná.
Potom znova prejdite sprievodcom New Schedule a tentoraz vyberte rozvrh typu „Service schedule“. Vyberieme „No log in necessary“ a pomenujeme tento rozvrh „Help needed“. Definujme jednu službu, napríklad „Help with tax return“, ktorá trvá 60 minút. Zatiaľ nepridávame žiadne „Required resources“, to urobíme neskôr. Znova kliknite na Finish a potom na odkaz Opening Hours, kedy bude dostupný, v súlade s hodinami v kroku 1.
Teraz prepojíme oba rozvrhy. Kliknite na tlačidlo „Configure“ pre rozvrh „Help needed“ a prejdite na kartu „Services“. Potom kliknite na ikonu Edit (1), vyberte zdroj „Volunteer signup“ (2), kliknite na tlačidlo „⊗ occupied“ (3), potom kliknite na tlačidlo „⊗“ (4) a nakoniec kliknite na „Update service“.
Otestujme to. Keď kliknete na „Use“, aby ste prešli na rozvrh, mali by ste vidieť „No available space found“, pretože ešte nikto sa neprihlásil ako dobrovoľník. Prejdite na nástenku, vyberte „Volunteer schedule“ a prihláste sa tam. Teraz sa vráťte k svojmu rozvrhu „Help needed“ a mali by ste tam vidieť jedno dostupné miesto.
Keď všetko funguje podľa očakávania, možno budete chcieť rozvrhy vylepšiť napríklad o potvrdzovacie e-maily alebo upraviť proces tak, aby ste žiadali podrobnejšie informácie. A nakoniec dajte odkazy každej skupine, aby mohli začať plánovať.
Rozšírenie na viac súbežných miest
Predstavme si, že máte viac dobrovoľníkov alebo obchodníkov, ktorí sú k dispozícii súčasne. Vychádzajúc z predchádzajúceho príkladu pridáme ďalší rozvrh typu resource, aby sme sledovali počet rezervovaných používateľov.
Prejdite do sprievodcu New Schedule a vytvorte nový rozvrh typu „Resource schedule“, kliknite na „Internal use“ a pri otázke, koľko vecí chceme plánovať, kliknite na „More than one“. Potom pridajte 2 veci, „Spot 1“ a „Spot 2“ do zoznamu vecí na plánovanie. V ďalšom kroku pomenujte rozvrh „Available spots“. Môžete ho pomenovať aj „Rooms“, „Tables“ alebo „Sales booth“ podľa svojej situácie. Netreba nastavovať Opening Hours, systém použije tie z ostatných rozvrhov.
Vytvorte priestor pre ďalšieho dobrovoľníka. V rozvrhu „Volunteer signup“ kliknite na „Configure“, potom na kartu „Resources“, potom na odkaz „enter a list“ a pridajte „Volunteer 1“ a „Volunteer 2“ (premenovať zdroj, ktorý tam už je).
Teraz nastavíme prepojenie. V rozvrhu „Help needed“ kliknite na „Configure“ a prejdite na kartu „Services“. Vyberte možnosť „Multiple reservations can take place at the same time“ a pod nadpisom „Service selection“ zvoľte „Pick the first“, uložte stránku a potom sa vráťte na tú istú kartu. Upravte službu a kliknite na tlačidlo „or“, aby ste získali ďalšiu sadu na spárovanie. Teraz nastavte jeden slot tak, aby sa spároval s „Volunteer 1“ a druhý s „Volunteer 2“, ako je znázornené na snímke obrazovky nižšie.
Zložitejšie scenáre
Pomocou techniky opísanej vyššie by malo byť jasné, ako spárovať väčší počet dobrovoľníkov, ale je tiež možné vytvoriť ešte zložitejšie scenáre. Môžete zobraziť rozdielnu dostupnosť pre rozdielnu skupinu, napríklad dať starším ľuďom možnosť rezervovať si miesto skôr, než to umožníte mladším ľuďom. V dokumentácii o kombinovaní rozvrhov sme opísali niekoľko zložitých scenárov. Každý rozvrh má tiež možnosť čítať dostupnosť z Outlook alebo Google kalendára alebo do nich publikovať schôdzky, čo poskytuje ešte väčšiu flexibilitu prepojením na webové služby mimo SuperSaaS.
Pokiaľ vieme, možnosť kombinovať kalendáre týmto spôsobom je pre SuperSaaS jedinečná. V matematických pojmoch sa to nazýva „Logical AND, OR and NOT“ na dostupnom priestore v rozvrhu. Ale nebojte sa, ak vám to nič nehovorí, výsledkom by malo byť, že si dokážete prispôsobiť svoj nástroj na plánovanie schôdzok svojmu podnikaniu, a nie naopak. Ak narazíte na akékoľvek neočakávané problémy, neváhajte sa ozvať nášmu tímu podpory.