Je dôležité, aby vás zákazníci a kolegovia vedeli ľahko kontaktovať, ale jednoducho uviesť vaše telefónne číslo v e-mailovom podpise môže viesť k nekonečnému cyklu zmeškaných hovorov. Riešením je použiť nástroj na online plánovanie schôdzok a umiestniť ho do e-mailového podpisu. Ukážeme vám, ako to dosiahnuť pomocou SuperSaaS.
V zásade musíme urobiť dve veci:
1. Nastaviť vhodný online rozvrh
2. Pridať odkaz alebo tlačidlo na tento rozvrh do e-mailového podpisu
Tiež sa budeme venovať pridaniu niekoľkých pokročilejších funkcií, ako je pridanie na Instagram alebo Facebook a automatická synchronizácia s Google Kalendárom, Zoomom alebo Outlookom. Ak sa odkaz na rezerváciu zobrazí na Instagrame alebo Facebooku, veľkosti obrázkov pre sociálne médiá pomáhajú predísť nepeknej orezačke v náhľadoch odkazov.
Nastavte vhodný kalendár na prijímanie schôdzok
Pri osobných jednorazových stretnutiach pravdepodobne chcete jednoduchý proces s čo najmenším trením: nech ľudia zadajú požadovaný dátum a nechajú kontaktné údaje. Pozrite si tento demo rozvrh, ktorý sme vytvorili:
- Nepýta si prihlásenie ani registráciu, iba kontaktné údaje
- Trochu sme ho vylepšili tým, že používateľ si môže vybrať dĺžku schôdzky
- Používa zobrazenie „widget“, ktoré sa automaticky prispôsobuje používateľom na mobile aj na desktope
Ak si tento rozvrh nastavujete pre seba, pravdepodobne si najprv chcete vytvoriť účet. Potom by ste chceli pridať:
- Získanie dostupnosti z vášho osobného Google alebo Outlooku, aby ste nemuseli oba kalendáre udržiavať synchronizované
- Pridanie textu alebo vašej fotografie nad widget
- Odoslanie potvrdzovacieho e-mailu
Použite sprievodcu na vytvorenie rozvrhu
Začneme tým, že na nástenke vytvoríme New Schedule. Rozvrh, ktorý si tu vyberieme, je typu „Service“, ale môžete si zvoliť aj typ „Resource“. Vyberieme „No log in necessary“ a dáme rozvrhu názov. Potom definujeme rôzne dĺžky stretnutí, z ktorých si bude možné vyberať. Ak má každá schôdzka rovnakú dĺžku alebo ak chcete používateľovi ponúknuť výber dĺžky schôdzky, potom bude vhodnejší rozvrh typu „Resource“. Po dokončení tohto kroku už máte základný rozvrh, ktorý si môžete vyskúšať.
Prispôsobte si rozvrh
Na stránke Supervise, na karte „Synchronize“, môžete svoj rozvrh prepojiť s osobným kalendárom v Google alebo Outlooku, aby si ľudia nerezervovali čas tam, kde už máte naplánované niečo iné. Okrem toho môžete na stránke Configuration, na karte „Process“, pridať odosielanie potvrdzovacieho e-mailu. Obsah tohto e-mailu môžete zmeniť na karte „Layout“, a vhodné je na koniec e-mailu pridať:
$nourl $modurl $ical
Tento zaklínací zápis hovorí systému, aby v e-maile nahradil odkaz na kalendár odkazom, ktorý môžu používatelia použiť na úpravu svojej rezervácie. Zároveň pridáva takzvanú prílohu iCalendar, ktorú môže ich kalendárový program automaticky prečítať, ak ju podporuje.
Pridajte pokročilé možnosti
Existuje množstvo ďalších možností, ktoré by ste mohli zvážiť, napríklad:
- Krátko pred schôdzkou môžete odoslať pripomienkový e-mail
- Môžete zabezpečiť, aby systém vytvoril stretnutie v Zoom pre každú rezerváciu a pridal naň odkaz do e-mailu
- Môžete si dať poslať upozornenie do Slacku, keď sa schôdzka zmení alebo sa má začať
Tu nebudeme preberať nastavenia všetkých týchto možností. Väčšinu nastavení by malo byť dosť jednoduché objaviť a inak by bolo dobré začať hľadať v poli vyhľadávania na stránke dokumentácie.
Pridajte odkaz alebo tlačidlo do e-mailového podpisu
Teraz, keď máme miesto, kam môžeme vašich zákazníkov poslať, chceme im o tom dať vedieť. Samozrejme, odkaz na váš rozvrh môžete umiestniť na svoj web alebo na sociálne médiá. Ale často si vaši zákazníci prečítajú e-mail od vás práve vtedy, keď sa rozhodnú, že sa chcú spojiť, takže umiestnenie odkazu do e-mailového podpisu dáva zmysel.
Všetky e-mailové programy vám umožnia pridať podpis do e-mailu, ale líšia sa v detailoch, napríklad či dokážu uložiť viacero rôznych podpisov pre rôzne príležitosti. Vo väčšine prípadov by malo byť ich používanie dosť jednoduché na pochopenie, a inak vám s pokročilejšími funkciami pomôže rýchle vyhľadanie na Googli.
Najjednoduchšie je skopírovať a vložiť do podpisu odkaz na váš rozvrh, potom na tom môžeme stavať tak, že z odkazu spravíme klikateľný odkaz, a nakoniec môžete odkaz upraviť ako tlačidlo s textom „Rezervovať si schôdzu so mnou“. Myslím si však, že väčšina ľudí bude chcieť použiť tlačidlo, tak začnime tým.
Vytvorte štýlové tlačidlo
Na našom webe sme pridali interaktívnu stránku, ktorá za vás urobí väčšinu práce, pozrite sa na tento Button generator. Uistite sa, že ste na webe prihlásení, vďaka tomu generátor tlačidiel zobrazí tlačidlo, ktoré vedie na váš rozvrh, a nie na demo rozvrh.
Najprv si na tejto stránke pohrajte s možnosťami a nastavte tlačidlu text, farbu a veľkosť podľa svojho vkusu.
Potom tlačidlo skopírujte kliknutím na ikonu schránky 
v pravom hornom rohu.
Nekopírujte text zo spodnej schránky na tejto obrazovke, pretože by ste tak dostali tlačidlo ako HTML kód namiesto štýlovaného tlačidla.
Nakoniec tlačidlo vložte do e-mailového podpisu a podpis uložte.
Vytvorte odkaz namiesto tlačidla
Možno si myslíte, že skromný odkaz pôsobí viac obchodne než farebné tlačidlo? Žiadny problém, odkaz na váš rozvrh nájdete na konfiguračnej stránke alebo jednoducho skopírovaním adresného riadku prehliadača, keď máte rozvrh otvorený. Potom môžete tento odkaz vložiť do e-mailu, ale pravdepodobne chcete, aby odkaz znel „Rezervovať si schôdzu“ namiesto surovej adresy. Na vytvorenie klikateľného odkazu:
- Najprv napíšte text odkazu, napr. „Naplánujte si so mnou schôdzu“
- Označte tieto slová myšou
- Zadajte ctrl-K (Windows) alebo ⌘-K (Mac), aby sa text zmenil na odkaz
- Vložte URL do vyskakovacieho okna, ktoré sa malo objaviť
- A potom uložte podpis
Vyskúšajte to!
A to je všetko, ale naozaj by ste si mali poslať e-mail a vyskúšať celý proces od začiatku do konca, aby ste sa uistili, že všetko funguje správne. Bolo by trápne, keby sa vaši zákazníci niekde zasekli, takže je lepšie, ak to najprv zistíte vy sami.
Upravte vzhľad pomocou parametrov v URL
Vzhľad rozvrhu môžete zmeniť pridaním takzvaných query parametrov k odkazu.
Napríklad v demo vyššie sme vybrali zobrazenie „widget“ pridaním ?view=widget na koniec odkazu.
Táto demo stránka ukazuje niekoľko ďalších spôsobov, ako môžete rozvrh formátovať.
A môžete tiež pridať parameter, ktorý nastaví kalendár na konkrétny dátum, čo je užitočné, ak chcete, aby si niekto naplánoval rezerváciu na konkrétnu udalosť.
Napríklad ?month=12&day=25 otvorí kalendár na Štedrý deň.
Ako teda pridáte tieto parametre do odkazu vo svojom e-mailovom podpise? Stačí umiestniť kurzor na tlačidlo alebo odkaz a zadať ctrl-K (Windows) alebo ⌘-K (Mac). Tým by sa malo otvoriť vyskakovacie okno s odkazom, ktorý potom môžete upraviť. A po vykonaní zmeny si možno budete chcieť znova poslať e-mail, aby ste otestovali, či to funguje podľa očakávania.
Ak sa zaseknete alebo sa nás chcete opýtať na niečo ďalšie, môžete tak urobiť tu.