Jednu zasadaciu miestnosť alebo jedného terapeuta naplánujete ľahko. Zaujímavejšie to začne byť, keď máte dvadsať skladových boxov, štyridsať bicyklov na prenájom, sto skriniek alebo tucet rekreačných chát. Všetky musia byť dostupné na rezerváciu, chcete na prvý pohľad vidieť, čo je voľné a čo obsadené, a rezervácie často trvajú dni alebo týždne namiesto jednej hodiny.
SuperSaaS si s tým dobre poradí, ale rozvrhu s veľkým počtom zdrojov prospeje niekoľko nastavení, ktoré malý rozvrh nepotrebuje. Tento článok vás prevedie tromi z nich: umiestnením všetkých zdrojov do jedného rozvrhu, prepnutím na horizontálne zobrazenie, aby prehľad zostal čitateľný, a rozhodnutím, či si zákazníci vyberú konkrétnu jednotku, alebo im bude jednoducho nejaká pridelená.
Ako príklad v celom článku používame našu ukážku Rezervácie skladových boxov. Obsahuje pätnásť boxov rôznych veľkostí s rezerváciami na viac dní, takže dobre poslúži ako vzor pre akúkoľvek firmu, ktorá niečo prenajíma.
Krok 1: Umiestnite všetky zdroje do jedného rozvrhu
Prvou otázkou je, ktorý z troch typov rozvrhu použiť. Pri prenájmoch je odpoveďou takmer vždy rozvrh zdrojov: každý skladový box, bicykel alebo chata sa stane jedným zdrojom a rezervácia tento zdroj zablokuje na dobu prenájmu. Rezervácie v rozvrhu zdrojov môžu mať ľubovoľnú dĺžku, takže dvojhodinová výpožička bicykla a šesťmesačná zmluva na skladový box môžu existovať vedľa seba v tom istom kalendári.
Mohli by ste vytvoriť samostatný rozvrh pre každú jednotku, ale tomuto pokušeniu odolajte. Naša dokumentácia o kombinovaní rozvrhov to hovorí jednoducho: ak máte zameniteľné zdroje, je najlepšie ich umiestniť do rovnakého rozvrhu zdrojov. Jeden rozvrh znamená jedno miesto na nastavenie otváracích hodín, cien a obmedzení rezervácií, jeden prehľad pre vás a jeden odkaz, ktorý dáte zákazníkom. Počet zdrojov, ktoré môžete do rozvrhu pridať, nie je nijako obmedzený.
Niekoľko praktických tipov na pridávanie veľkého počtu zdrojov:
- Používajte názvy, ktoré nesú informáciu. Ukážka pomenúva svoje boxy
Box A01 · 25 m², takže veľkosť je vidieť bez toho, aby ste museli otvárať rezerváciu. Pri bicykloch to môže byť veľkosť rámu, pri chatách počet lôžok. - Dodržujte logické poradie. Zdroje sa zobrazujú v poradí, v akom ich definujete v časti Nastavenie > Zdroje. Zoskupte ich podľa budovy, radu alebo typu, aby sa prehľad čítal prirodzene.
- V prípade potreby stanovte cenu pre každú jednotku. Rôzne veľkosti zvyčajne znamenajú rôzne ceny. Pomocou pokročilých cenových pravidiel môžete účtovať inú cenu za každú jednotku, pridať sezónne sadzby alebo poskytnúť zľavu na dlhšie prenájmy.
Krok 2: Prepnite na horizontálne zobrazenie
V predvolenom nastavení SuperSaaS vykresľuje týždenné a denné zobrazenie vertikálne: čas plynie zhora nadol a každý zdroj má vlastný stĺpec. To funguje dobre pri niekoľkých zdrojoch, ale pri pätnástich a viac sú stĺpce príliš úzke na čítanie a rezervácia od pondelka do piatku sa rozdelí na päť samostatných častí.
Horizontálne rozloženie to obracia. Každý zdroj má vlastný riadok, čas plynie zľava doprava a viacdňová rezervácia sa stane jedným pruhom, ktorý sa tiahne cez všetky dni, ktoré pokrýva. Ako uvádza naša dokumentácia o zobrazeniach, horizontálne rozloženie sa hodí, ak máte veľké množstvo zdrojov alebo ak rezervácie často presahujú polnoc. Prenájmy spĺňajú oboje.
Ak chcete prepnúť, otvorte vo svojom rozvrhu Nastavenie > Vzhľad. V stĺpci Možnosti vedľa zobrazení Mesiac, Týždeň a Deň zvoľte namiesto predvoleného Vertikálne možnosť Horizontálne. Keď už ste tam, oplatí sa nastaviť týždenné zobrazenie ako predvolené, pretože práve to bude chcieť vidieť väčšina zákazníkov, a skryť zobrazenia, ktoré nepotrebujete.
Pri dlhom zozname zdrojov pomôžu dve súvisiace nastavenia:
- Filter zdrojov. Nad kalendárom si používatelia môžu v rozbaľovacom zozname vybrať jeden zdroj a zobraziť len túto jednotku. V ukážke skúste vybrať
Box B03 · 200 m²a uvidíte, ako sa kalendár zúži na jeden riadok. Pre zákazníka je to najrýchlejší spôsob, ako zistiť, či je jednotka, ktorú mal na mysli, voľná. - Priame odkazy na zdroj. Zákazníka môžete poslať priamo k jednej jednotke tak, že k URL rozvrhu pridáte názov zdroja. Ako na to, vysvetľuje náš článok o presmerovaní zákazníkov na konkrétny zdroj.
Ak niekedy potrebujete horizontálne rozloženie bez zmeny nastavení, pridajte k URL rozvrhu ?dir=h. Funguje aj opak, ?dir=v. Ďalšie triky s URL nájdete v dokumentácii.
Majte na pamäti, že používatelia mobilných zariadení vertikálne ani horizontálne týždenné zobrazenie vôbec nevidia. Namiesto toho dostanú kompaktný mesačný kalendár so zoznamom voľných termínov pod ním, čo funguje dobre bez ohľadu na to, koľko máte zdrojov.
Krok 3: Rozhodnite, kto vyberá jednotku
Keď je rozvrh nastavený a prehľadný, zostáva urobiť ešte jedno rozhodnutie: vyberie si zákazník konkrétnu jednotku, alebo mu ju chcete prideliť vy?
Nechajte zákazníka vybrať
Ak sa vaše jednotky líšia vo veciach, na ktorých zákazníkovi záleží, nechajte ho vybrať. Zákazníka skladu zaujíma, či dostane 25, alebo 500 m², hosťa chaty počet spální a záujemcu o bicykel správna veľkosť rámu. V takom prípade vám stačí rozvrh zdrojov: zákazník otvorí kalendár, nájde jednotku, ktorá mu vyhovuje, a zarezervuje si ju. Presne tak funguje ukážka.
Prideľte jednotku automaticky
Niekedy sú jednotky naozaj identické a možnosť výberu len spôsobuje zmätok. Naša dokumentácia opisuje presne tento scenár:
Máte 20 rovnakých kusov vybavenia na prenájom a nechcete, aby si používateľ vyberal konkrétny kus.
Predstavte si identické skrinky, flotilu rovnakých bicyklov na prenájom alebo sadu rovnakých projektorov či náradia. Zákazník chce len vedieť, že je na jeho termín k dispozícii nejaký kus. Ktorý konkrétne dostane, je vaša starosť, nie jeho.
SuperSaaS to rieši pomocou zoskupených zdrojov, keď nad svojím rozvrhom zdrojov použijete rozvrh služieb:
- Ponechajte si rozvrh zdrojov, v ktorom je každá jednotka samostatne, ako je opísané vyššie. Zostáva vaším administratívnym prehľadom.
- Vytvorte nový rozvrh typu služba a definujte v ňom službu, napríklad „Požičanie bicykla“.
- V rozvrhu služieb prejdite na Nastavenie > Služby a pripojte službu k svojmu rozvrhu zdrojov. Keďže tento rozvrh obsahuje viacero zdrojov, uvidíte možnosť pripojenia k Ktorýkoľvek z … zdrojov.
- Hneď pod ňou nájdete možnosť Ak sú k dispozícii viaceré zdroje. Tu zvolíte, či nechať používateľa vybrať zdroj, vybrať zdroj náhodne, alebo prideliť prvý dostupný v poradí uvedenom v rozvrhu.
Zákazníci potom rezervujú v rozvrhu služieb. Dostupnosť vidia ako jednu entitu: termín je voľný, kým je voľná aspoň jedna zo zoskupených jednotiek. Pri rezervácii pre nich SuperSaaS vyberie jednotku a zablokuje ju v rozvrhu zdrojov, kde presne vidíte, ktorý kus dostal kto. Toto nastavenie je podrobne vysvetlené v časti o zoskupených zdrojoch v dokumentácii.
Voľba medzi náhodne a prvý dostupný je hlavne praktická. Pri voľbe prvý dostupný sa zoznam plní zhora, čo sa hodí, ak je jednotka 1 najbližšie k dverám. Náhodný výber rozkladá opotrebenie rovnomerne na celú flotilu.
Jednu vec majte na pamäti: služba v rozvrhu služieb má pevnú dĺžku, takže zákazníci nemôžu rezerváciu natiahnuť na ľubovoľnú dĺžku, ako to ide v rozvrhu zdrojov. Pri prenájmoch sa preto zvyčajne definuje niekoľko služieb s rôznou dĺžkou, napríklad „pol dňa“, „1 deň“ a „2 dni“, a každá sa pripojí k tej istej skupine.
Príklad: požičovňa bicyklov s tromi typmi bicyklov
Ako to funguje v praxi, uvidíte v našej ukážke Požičovňa bicyklov. Za ňou stoja tri rozvrhy zdrojov, jeden pre každý typ bicykla: Mestské bicykle, Horské bicykle a Elektrobicykle. Každý rozvrh zdrojov obsahuje jednotlivé bicykle daného typu a práve tam požičovňa sleduje, ktorý bicykel má kto požičaný.
Zákazníci tieto tri rozvrhy nikdy nevidia. Vidia len rozvrh služieb Požičovňa bicyklov, ktorý ich kombinuje. Jeho služby sú definované podľa typu bicykla a dĺžky výpožičky, napríklad „Mestský bicykel – pol dňa“, „Mestský bicykel – 1 deň“ a „Mestský bicykel – 2 dni“, a každá služba je pripojená k Ktorýkoľvek z … bicyklov v zodpovedajúcom rozvrhu zdrojov. Keď si zákazník vyberie „Mestský bicykel – 1 deň“ a dátum, kalendár ukazuje dostupnosť, kým je v ten deň voľný aspoň jeden mestský bicykel, a SuperSaaS pri rezervácii pridelí konkrétny bicykel.
Toto nastavenie vám ponúka to najlepšie z oboch svetov: zákazníci si vyberú to, na čom im záleží, teda typ bicykla a čas, na ktorý ho potrebujú, zatiaľ čo voľba, na ktorej im nezáleží, teda ktorý konkrétny bicykel, prebehne automaticky.
Kombinujte skupinu s ďalšími zdrojmi
Zoskupené zdroje možno pre jednu rezerváciu kombinovať s ďalšími požiadavkami. Dokumentácia uvádza príklad skupinovej rezervácie výletu, ktorá vyžaduje 5 bicyklov a jedného sprievodcu, pričom nezáleží na tom, ktorý sprievodca ani ktoré konkrétne bicykle budú zo skupiny vybrané. Ak to chcete nastaviť, jednoducho pridajte k službe možnosť Ktorýkoľvek z … niekoľkokrát, raz pre každý bicykel, a sprievodcov pridajte ako druhú skupinu. SuperSaaS potom ponúkne len časy, keď je voľných všetkých päť bicyklov aj sprievodca, a pri rezervácii ich pridelí.
Ktoré zobrazenie kam patrí
Keďže rozvrh služieb jednotlivé zdroje pred zákazníkom skrýva, horizontálne rozloženie má význam hlavne v rozvrhu zdrojov, kde vy a vaši zamestnanci sledujete celkový prehľad. V rozvrhu služieb je voľba medzi vertikálnym a horizontálnym rozložením dostupná iba pre mesačné zobrazenie. Typické nastavenie pre identické jednotky na prenájom teda vyzerá takto:
- Rozvrh zdrojov, horizontálne týždenné zobrazenie, ktorý používate vy na prehľad všetkých jednotiek a ich rezervácií a voliteľne aj zákazníci, ktorí si chcú vybrať konkrétnu jednotku.
- Rozvrh služieb, pripojený k skupine, ktorý používajú zákazníci, ktorí chcú len nejakú jednotku na určité obdobie, ako v ukážke Požičovňa bicyklov.
Ak sú vaše jednotky odlišné a zákazníci by si mali vždy vyberať, môžete rozvrh služieb úplne vynechať a zdieľať priamo rozvrh zdrojov.
Vyskúšajte si to
Otvorte ukážku Rezervácie skladových boxov, prepínajte medzi týždenným zobrazením a filtrom a získajte predstavu, ako sa správa horizontálny rozvrh s veľkým počtom zdrojov, a vyskúšajte ukážku Požičovňa bicyklov, aby ste videli, ako zoskupené zdroje vyzerajú z pohľadu zákazníka. Potom si vytvorte bezplatný účet, pridajte vlastné jednotky a v časti Nastavenie > Vzhľad nastavte horizontálne rozloženie. Bezplatná verzia nemá obmedzený počet rozvrhov, takže si môžete zostaviť celé nastavenie skôr, než sa rozhodnete, či potrebujete platené predplatné, ktoré začína na € 7. Ak si nebudete vedieť rady, náš tím podpory vám rád pomôže.