Premýšľali ste niekedy nad najlepším spôsobom, ako zbierať súbory od svojich zákazníkov? Prijímanie súborov e-mailom môže byť zdrvujúce a správa súborov môže byť zdĺhavá a chaotická. Zistite, ako vám integrácia Dropboxu pre SuperSaaS môže pomôcť bezpečne zhromažďovať údaje od zákazníkov a udržiavať ich usporiadané.
Pri tom sa vám zídu aj naše vlastné formuláre, ktoré umožňujú zbierať ďalšie informácie priamo v rezervačnom procese.
Zber údajov prostredníctvom formulárov
Pridanie formulárov do rezervačného procesu umožňuje vašim zákazníkom poskytnúť dodatočné informácie a nahrať súbory. Od motivačných listov a životopisov až po prihlášky, všetko môžu odoslať cez jediný formulár. Všetky dokumenty odoslané vašimi zákazníkmi budú okamžite nahrané z prehliadača zákazníka do prepojeného priečinka vo vašom účte Dropbox.
Pri vytváraní formulára máte možnosť integrovať tlačidlo na nahrávanie súborov, ktoré vás potom vyzve na pripojenie k Dropboxu. V našej dokumentácii podrobne vysvetľujeme, ako prepojiť váš Dropbox s účtom SuperSaaS. Po prepojení Dropboxu môžete do formulára pridať sekciu ‚file upload‘. Každé tlačidlo na nahrávanie súborov umožňuje zákazníkovi nahrať presne jeden dokument. Ak vaši zákazníci potrebujú nahrať viac súborov, môžete do formulára pridať viac tlačidiel na nahrávanie súborov. Po prepojení Dropboxu môžete do formulára pridať sekciu ‚file upload‘. Každé tlačidlo na nahrávanie súborov umožňuje zákazníkovi nahrať presne jeden dokument. Ak vaši zákazníci potrebujú nahrať viac súborov, môžete do formulára pridať viac tlačidiel na nahrávanie súborov.
Viaceré formuláre
V SuperSaaS môžete vytvoriť viacero formulárov na rôzne účely. Napríklad fotograf môže zákazníkom povoliť nahrávať inšpiratívne fotografie pri plánovaní fotenia alebo jazyková škola môže zbierať domáce úlohy pre každú nadchádzajúcu hodinu. Rovnako ako sa formuláre dajú použiť na rôzne ciele, dajú sa využiť aj rôznymi spôsobmi.
Prepojenie formulára s (novým) používateľom
Chcete, aby zákazníci odovzdali len určité súbory alebo informácie iba raz? Potom by ste mali zvážiť pridanie formulára k používateľovi namiesto k rezervácii. Keď sa formulár pridá k používateľovi, zákazníci ho musia vyplniť iba pri registrácii nového používateľa. Už máte zákazníkov s existujúcim účtom? Nemajte obavy, formulár môžete pridať do procesu registrácie a nechať existujúcich používateľov vyplniť ho pri najbližšom prihlásení pomocou nastavenia ‚ako vyššie, ale zároveň vyžadovať, aby existujúci používatelia bez formulára vyplnili jeden pri svojej ďalšej návšteve‘.
Formuláre prepojené s používateľmi sú skvelé vtedy, keď ich chcete použiť ako registračné formuláre pre členstvá, študentov alebo na komunikáciu vašich podmienok a dohôd.
V rámci rezervačného procesu
Pridanie formulárov do rezervačného procesu má mnoho výhod. Vytvára vám možnosť ponúkať doplnkové služby, poskytovať informácie alebo žiadať súbory potrebné k stretnutiu. Formuláre SuperSaaS sa hodia najmä vtedy, keď zákazníci nepotrebujú účet na rezerváciu, ale vy stále potrebujete zhromaždiť dôležité informácie pre ich rezerváciu.
Samostatne
Formuláre nemusia byť nevyhnutne prepojené s rezervačným procesom alebo používateľom, ale môžu sa používať aj samostatne. Pri vytváraní formulára si môžete vybrať, či vytvoríte formuláre pripravené na integráciu alebo na samostatné použitie. Samostatné formuláre môžete tiež previesť na integrované formuláre a naopak.
Najväčší rozdiel medzi nimi je v tom, že samostatný formulár má vlastnú URL adresu. Vaše publikum sa k samostatnému formuláru môže ľahko dostať prostredníctvom vášho webu alebo cez odkaz, ktorý s ním zdieľate. Samostatné formuláre sa môžu hodiť na zber spätnej väzby k vašej službe alebo ako registračný formulár na špeciálnu udalosť.
Dropbox automaticky vytvára samostatné priečinky pre každý priečinok, ak máte viac formulárov. Vďaka tomu je váš panel Dropboxu oveľa prehľadnejší.
Usporiadanie súborov
Zber údajov od viacerých zákazníkov môže byť zdrvujúci, ak nie je správne usporiadaný. Najjednoduchší spôsob, ako zbierať súbory, je sťahovať ich priamo z formulárov v SuperSaaS. Súbory vo formulári sa sťahujú z vášho Dropboxu do vášho počítača. Vo formulári pod Dohľad môžete súbory jednoducho zbierať a ukladať ich podľa odpovede. Počas celého procesu sa žiadne súbory neukladajú ani nespracúvajú na serveroch SuperSaaS.
Ak sťahovanie súborov trvá príliš dlho, ďalším spôsobom, ako zistíte, ktorý súbor patrí ktorému klientovi, je nechať používateľov prihlásiť sa alebo vytvoriť si účet. Používateľské meno klienta bude automaticky zahrnuté do názvu súboru po nahraní do priečinka Dropbox. Vy sami sa rozhodnete, či sa používatelia zaregistrujú pomocou e-mailu alebo si vytvoria osobné prihlasovacie meno na stránke Nastavenie prístupu vo vašom paneli.
Nahrané súbory si pri ukladaní vo formulári nezachovajú svoj pôvodný názov. Napríklad dokument nahraný s názvom JaneDoeCV sa zobrazí ako Username-náhodná-kombinácia-čísel-a-písmen. Pozrite si nasledujúci príklad:
Dokumenty nahrané používateľmi bez používateľského mena (napríklad keď sa formulár používa mimo rezervačného procesu) nebudú mať priradené používateľské meno, ale dostanú iba všeobecný názov súboru. Ak si chcete v Dropboxe vytvoriť prehľad, možno budete chcieť triediť súbory podľa type, extension alebo modified.
Typ rozdeľuje súbory do typov dokumentov, ako sú obrázky a dokumenty. Nepomýľte si to s filtrom prípony. Pomocou tohto filtra ľahko zistíte, ktoré súbory sú dokumenty alebo obrázky. Je to praktické, keď potrebujete zbierať rôzne typy súborov.
Prípona zaraďuje súbory do formátov. Pri filtri typu môžu dokumenty s rôznymi formátmi patriť do rovnakého typu; pri filtri prípony sa však súbory zoskupujú iba vtedy, keď majú rovnaký formát. Napríklad pod typom bude súbor PDF pravdepodobne zaradený ako dokument, ale vo filtri prípona sa PDF dá nájsť iba medzi inými PDF súbormi.
Upravené zobrazuje súbory podľa poslednej úpravy alebo posledného pridaného súboru. To sa môže hodiť, keď potrebujete súbory, ktoré boli do priečinka pridané naposledy.
Viac tipov na usporiadanie súborov
Dropbox ponúka automatizačné funkcie na automatizáciu priečinkov, čo organizovanie súborov ešte viac uľahčuje. Pomocou automatizácie Dropboxu si môžete vybrať kategóriu, podľa ktorej sa budú súbory triediť, nastaviť pravidlá na automatické premenovanie súborov alebo vytvárať štítky na organizovanie a vyhľadávanie súborov. Každý priečinok môže používať iba jednu automatizáciu.
Možnosť premenovania súborov, v Dropboxe nazývaná aj naming convention, sa môže hodiť pri ukladaní súborov z formulárov. Pozrieme sa na nastavenie date uploaded; no existuje mnoho ďalších možností, ktoré môžete využiť podľa potreby.
Date uploaded: Touto funkciou Dropbox automaticky pridá dátum nahratia do názvu súboru, takže ľahšie vidíte, kedy boli súbory nahrané. Napriek filtru upravené, pri pomenovacej konvencii date uploaded hneď vidíte, v ktorý deň boli súbory vytvorené a pridané do priečinka.
Stručne
Používajte formuláre, aby si zákazníci mohli v SuperSaaS nahrávať súbory. Formuláre môžu byť prepojené s rezervačným procesom, ale môžu sa používať aj ako samostatné formuláre. Všetky nahrané súbory sa ukladajú do vášho prepojeného účtu Dropbox, odkiaľ môžete dokumenty získať. Dropbox vytvára samostatné priečinky pre každý formulár. Dokumenty nahrané si nezachovajú svoj pôvodný názov, ale namiesto toho dostanú všeobecný názov súboru, čo sťažuje identifikáciu, ktorému zákazníkovi súbor patrí. Riešením je nechať zákazníkov vyplniť formulár, keď sú prihlásení, alebo použiť pomenovaciu konvenciu Dropboxu na identifikáciu toho, ktorý používateľ súbory nahral alebo v ktorý deň boli súbory pridané do priečinka Dropbox.