Zamestnanci sa vracajú do kancelárií všade, ale pracovný život už nevyzerá celkom tak ako predtým. Možno ste sa presunuli do menšej kancelárie alebo coworkingového priestoru, kde sa pracovné miesta môžu zdieľať. V takých prípadoch môže používanie online plánovania schôdzok pomôcť zabezpečiť, aby bolo pre každého k dispozícii voľné pracovné miesto alebo stôl. Má vaša kancelária zasadacie miestnosti? Vytvorte ďalší kalendár a dajte k nemu prístup všetkým zamestnancom.
Pozrite si toto krátke video, ako nastaviť systém prenájmu alebo rezervácií:
Ako vytvoriť kalendár pre vašu kanceláriu
Môžete vytvoriť jedinečné kalendáre (resource schedule v SuperSaaS) pre každý pracovný priestor a spojiť ich všetky do jedného nadradeného kalendára (service schedule). Takto môžete všetky pracovné miesta vidieť v prehľadnom súhrne.
Najrýchlejší a najjednoduchší spôsob je vytvoriť kalendár pre viacero zdrojov, ktorý obsahuje každé pracovné miesto dostupné pre zamestnancov na rezerváciu. Potom vytvorte servisný kalendár s dostupnými časmi, počas ktorých si môžu zamestnanci pracovné miesto rezervovať.
Ak nepotrebujete prehľad, je tiež možnosťou kapacitný rozvrh s časovými slotmi. V takom prípade môžete pre každý časový slot nastaviť kapacitu. To zabezpečí, že bude dosť stolov pre každého zamestnanca, ale zároveň budú mať pri príchode slobodu vybrať si voľné pracovné miesto. Voliteľne môžete pridať čakaciu listinu, aby sa obsadili všetky pracovné miesta, ktoré zostali voľné pre chorobu.
Zistite viac o rôznych kalendároch.
Poznámka: Neexistuje žiadny limit na počet kalendárov, ktoré môžete vytvoriť, ani vo verzii zdarma, takže nezáleží na tom, koľko kancelárskych priestorov máte.
Vytvorte kalendár pre zasadacie miestnosti, aby ste sa mohli stretávať s klientmi
Pre zasadacie miestnosti je pravdepodobne najjednoduchšie vytvoriť ďalší kalendár. Môžete použiť kapacitný rozvrh, ak potrebujete obmedziť počet ľudí, ktorí môžu miestnosť zdieľať, alebo resource schedule, ak povoľujete rezerváciu miestnosti len jednej osobe v konkrétnom čase. Navyše, ak do vašej kancelárie chodia klienti, môžete kalendár zasadacej miestnosti použiť aj na rezerváciu tichého priestoru na stretnutie a zabezpečiť, aby sa rezervácie neprekrývali alebo nezdvojovali.
Viac o tom, ako nastaviť kalendár pre vašu zasadaciu miestnosť, sa dočítate v našom návode.
Pridajte čakaciu listinu pre prípad, že sú všetky kancelárske miesta obsadené
Je možné pridať čakaciu listinu, aby sa zamestnanci mohli prihlásiť, ak je kancelársky kalendár už na maxime kapacity. V SuperSaaS je táto možnosť dostupná pre všetky kapacitné rozvrhy. Ak teda zamestnanec ochorie alebo sa nakoniec rozhodne pracovať z domu, ďalší zamestnanec dostane upozornenie a môže v ten deň ísť do kancelárie. S touto funkciou môžete z kancelárskeho priestoru získať maximum bez toho, aby ste museli kapacitu spravovať ručne.
Zistite, ako ju implementovať, pre čakaciu listinu.
Zvážte použitie kreditného systému na rovnomerné rozdelenie priestoru
Možno budete chcieť, aby bola kancelária dostupná pre každého rovnako. Skvelým riešením je dať každému zamestnancovi kredit. Ten môže „minúť“ na rezerváciu pracovného miesta v kancelárii. Takto môžete zabezpečiť, že každý dostane príležitosť pracovať v kancelárii.
Tip: Ak chcete automaticky resetovať úroveň kreditu každý mesiac, môžete nastaviť počiatočný kredit, ktorý sa každý mesiac resetuje. Takto nemusíte ručne pridávať ďalší kredit vždy, keď zamestnancovi dôjde. Samozrejme, môže byť jednoduchšie sledovať dochádzku, ak kredit pridávate sami.
Prečítajte si náš návod, ako implementovať kreditný systém.
Upozornite svojich zamestnancov na nové firemné pravidlá
Aby boli vaši zamestnanci informovaní o akýchkoľvek nových alebo existujúcich firemných pravidlách, môžete ich upozorniť e-mailom alebo textovou správou. Ak zamestnanci zdieľajú svoje stoly, môže byť užitočné poslať upozornenie pred dňom práce v kancelárii, ktoré všetkých pripomenie, aby si na konci dňa upratali svoje stoly.
Zistite, ako nastaviť pripomienky pre vašu kanceláriu.
Ďalšou možnosťou je pridať do rezervačného procesu formulár, ktorý vašim zamestnancom vysvetlí firemné pravidlá. Môžete tiež pridať zaškrtávacie políčko, aby zamestnanci museli potvrdiť, že si pravidlá prečítali, skôr než budú môcť pokračovať. To môže byť obzvlášť užitočné, ak chcete dvakrát skontrolovať, či zamestnanci prečítali všetky nové aktualizácie.
Zistite viac o tom, ako nastaviť formulár.
Ak používate kapacitný rozvrh a nechcete posielať kópiu firemných pravidiel zakaždým, keď si zamestnanec plánuje deň v kancelárii, môžete sa rozhodnúť odoslať upozornenie manuálne (vo vlastnej e-mailovej aplikácii). E-mailové adresy všetkých používateľov, ktorí si rezervovali konkrétny časový slot, môžete jednoducho skopírovať a vložiť tak, že pôjdete na Supervise > Overview, potom kliknete na lupu vedľa daného časového slotu, aby ste ho otvorili, a nakoniec kliknete na odkaz „Email all in this slot“, čím sa načíta zoznam e-mailových adries.
Začnite s bezplatnou verziou
Vytvorte si účet teraz a začnite šetriť čas a energiu pri správe kapacity vašej kancelárie. Použite bezplatnú verziu SuperSaaS podporovanú reklamou na nastavenie svojho rozvrhu a vyskúšajte ju, kým nebudete spokojní. Platené verzie bez reklám začínajú na € 7 a mali by väčšine kancelárií stačiť. Ak sa zaseknete a potrebujete pomoc, neváhajte sa obrátiť na náš podporný tím.