Poznámka: Teraz ponúkame integráciu so Zoomom, ktorá poskytuje ešte plynulejší spôsob, ako prepojiť váš kalendár SuperSaaS so Zoomom. Viac informácií o tom, ako ju nastaviť, nájdete v našej dokumentácii k videokonferenciám.
V rastúcom digitálnom prostredí, a najmä v poslednom roku a pol počas pandémie, je viditeľný posun od osobných stretnutí v kancelárii k častejšej práci na diaľku a používaniu digitálnych aplikácií, ako je Zoom, na udržiavanie kontaktu. Je preto pochopiteľné, že sme zaznamenali nárast otázok, či a ako je možné integrovať softvér na videokonferencie do vášho kalendára SuperSaaS.
V tomto blogu vysvetlíme možnosti integrácie Zoomu a poskytneme krok za krokom návod, ako to nastaviť. Okrem toho vám ukážeme aj niekoľko alternatívnych aplikácií na videokonferencie, ktoré možno používať v kombinácii so SuperSaaS.
Existujú dve možnosti, ako prepojiť Zoom so SuperSaaS. Ktorá z nich je pre vás najlepšia, závisí od vašich potrieb a osobných preferencií.
Možnosť 1: Použitie vášho osobného ID schôdzky
Najjednoduchšie je použiť vaše osobné ID schôdzky, ktoré vám pridelí Zoom a ktoré každého, kto ho použije, presmeruje do vašej osobnej miestnosti na schôdzky. ID je vždy rovnaké, a preto pred jeho odoslaním zákazníkovi kvôli schôdzke nevyžaduje žiadne úpravy. To znamená, že tieto isté informácie môžete zdieľať so všetkými.
Rýchly a jednoduchý spôsob, ako zabezpečiť, aby tieto údaje dostali všetci vaši zákazníci, je pridať ich do potvrdzovacieho e-mailu a/alebo pripomienkového e-mailu, ktorý odosiela SuperSaaS. Samozrejme je dôležité, aby ste mali zapnuté e-mailové potvrdenia a počas procesu rezervácie zbierali e-mailovú adresu zákazníka.
V ponuke Configure prejdite na kartu Process a uistite sa, že e-mailová adresa je povinným údajom pre každú rezerváciu.
Na rovnakej karte nájdete nastavenie na odosielanie potvrdzovacích e-mailov. Tu zvolíte poslednú možnosť: „Always send a confirmation, optional for superusers and the administrator“.
Ak chcete zákazníkom pred schôdzkou poslať aj pripomienkový e-mail, nájdete toto nastavenie len o kúsok nižšie.
Keď sme zaistili, že e-maily sa zákazníkom odosielajú, presunieme sa na kartu Layout, kde môžeme vytvoriť vlastné správy. Pravdepodobne budete chcieť pridať svoje Zoom údaje do potvrdzovacích aj pripomienkových e-mailov, pre istotu.
To je pomerne jednoduché. V Zoome môžete použiť možnosť ‚copy invitation‘, takže budete mať všetky údaje po ruke, a sami si rozhodnete, ktoré informácie chcete do e-mailov zahrnúť.
Akékoľvek informácie zadané sem sa pridajú do všeobecného e-mailu, ktorý systém odosiela, takže si môžete byť istí, že ich dostanú všetci vaši klienti. Ak chcete svoj e-mail plne prispôsobiť a napísať vlastnú správu, pozrite si prosím náš blog o personalizácii e-mailov.
Keďže pre všetkých používate tú istú miestnosť na schôdzky, možno budete chcieť medzi schôdzkami aj naplánovať časovú rezervu. Tým zabránite tomu, aby zákazník, ktorý sa prihlási o niečo skôr, prerušil schôdzku, ktorá stále prebieha s iným zákazníkom. Zoom navyše ponúka funkciu čakárne, ktorú môžete zapnúť.
Možnosť 2: Použitie webhookov pre pokročilejšie nastavenie
Pokročilejšie nastavenie, pri ktorom Zoom môže pre každú schôdzku automaticky vytvárať nové (jedinečné) miestnosti na schôdzky, možno dosiahnuť pomocou webhookov. Webhooky sú jedným z niekoľkých spôsobov, ako môžu webové aplikácie medzi sebou komunikovať. Umožňujú odosielať dáta v reálnom čase z jednej aplikácie do druhej vždy, keď nastane určitá udalosť. Môžu sa nakonfigurovať ručne alebo, ak nemáte toľko programátorských znalostí, pomocou predpripravených workflow z Zapier.com alebo Make. Na účely tohto blogu sa zameriame na druhú možnosť a použijeme predpripravené workflow zo Zapieru; postup v Make.com bude veľmi podobný.
Najprv si budete musieť na ich webe vytvoriť účet, než budete môcť webhook so SuperSaaS nastaviť. Zapier aj Make.com ponúkajú skúšobnú verziu a bezplatnú úroveň pre menších používateľov.
Na svojej nástenke vyberte ‚Make a Zap‘, aby ste začali vytvárať webhook.
Krok 1: Nastavte spúšťač
- Vybrať aplikáciu: Do vyhľadávacieho okna napíšte SuperSaaS.
- Udalosť spúšťača: To je akcia, ktorá webhook spustí. V tomto prípade to môže byť buď ‚reminder or follow-up‘, alebo ‚new appointment‘, podľa toho, kedy chcete, aby sa schôdzka vo vašom účte Zoom vytvorila.
- Vyberte svoj účet SuperSaaS (synchronizujte SuperSaaS, ak ste to ešte neurobili).
- Vyberte, pre ktorý rozvrh vo svojom účte chcete webhook nastaviť.
- Ak ste zvolili ‚reminder or follow-up‘, systém sa vás opýta, ktorá z týchto dvoch akcií má byť spúšťačom. Vo väčšine prípadov to bude pripomienka (follow-up funguje iba vtedy, ak ste ho nastavili ako druhú pripomienku.)
- Otestujte a pokračujte.
Krok 2: Nastavte akciu
Vybrať aplikáciu: Do vyhľadávacieho okna napíšte Zoom.
Udalosť akcie: To je akcia, ktorá sa vykoná, keď sa webhook spustí. V tomto prípade chcete vytvoriť schôdzku vo svojom účte Zoom.
- Vyberte svoj účet Zoom (synchronizujte Zoom, ak ste to ešte neurobili).
- Nastavenie akcie: Tu vyplníte údaje o udalosti Zoom, ktorá sa má vytvoriť, napríklad tému, časové pásmo a/alebo dĺžku trvania.
- Otestujte a pokračujte.
- Zapnite zap.
Váš webhook je teraz pripravený a funguje. Môžete ho podľa potreby zapínať a vypínať. Upozorňujeme, že keď tento webhook aktivujete, pripomienková správa zo SuperSaaS sa už neodošle. Namiesto toho sa vytvorí schôdzka vo vašej aplikácii Zoom.
Možno budete chcieť používateľom tiež poslať e-mail so zoomovými informáciami. To sa dá urobiť pridaním ďalšieho akčného kroku do webhooku. Na vytvorenie webhooku s viac než jednou akciou však budete potrebovať platený plán.
Krok 3: Nastavte akciu
Vybrať aplikáciu: Do vyhľadávacieho okna napíšte Mail by Zapier.
Udalosť akcie: Chcete odoslať odchádzajúci e-mail.
* Nastavenie akcie: Tento krok vám umožní vytvoriť e-mail, ktorý sa odošle vášmu používateľovi. Systém môže z údajov schôdzky vygenerovať e-mail podobne ako [auto text](/info/doc/vzhlad/oznamenia_a_pripomienky). To vám napríklad umožní osloviť používateľov menom alebo im poslať konkrétne údaje o schôdzke.
Na odoslanie odkazu na Zoom budete chcieť mať v tele e-mailu pridané pole ‚Join url‘.
- Otestujte a pokračujte.
- Zapnite zap.
Od tej chvíle bude Zapier automaticky vytvárať novú schôdzku vo Zoome a potom zákazníkovi posielať e-mail s informáciami, takže budú mať všetky potrebné údaje.
Inou možnosťou pre tento krok by bolo nastaviť následný e-mail v SuperSaaS ako druhú pripomienku, takže vaši zákazníci stále dostanú e-mail so všetkými informáciami.
Existujú nejaké alternatívy?
Samozrejme. Uveďme len niekoľko: MS Teams, Amazon Chime, Skype, Google Hangouts. S akýmkoľvek softvérom na videokonferencie, ktorý vám poskytne osobné ID/URL schôdzky, možno SuperSaaS používať pomocou krokov osobného ID schôdzky, ako je opísané v tomto blogu.
Vďaka týmto krokom budete schopní úspešne nastaviť videokonferenčné schôdzky! Ak máte k vyššie uvedeným pokynom akékoľvek ďalšie otázky, neváhajte sa ozvať nášmu tímu podpory.
Zistite viac o tom, ako viesť úspešné vzdialené stretnutia.