SuperSaaS je nekonečne prispôsobiteľný, no môže byť ťažké objaviť všetky užitočné funkcie. V tomto článku zvýrazňujeme niekoľko tipov a trikov, ako zo SuperSaaS vyťažiť maximum pre predajné a account manažérske tímy.
- Vyberte si vhodný typ rozvrhu podľa svojich potrieb
- Získajte väčšiu kontrolu nad svojím rozvrhom
- Vyhnite sa stretnutiam na poslednú chvíľu
- Dajte si pauzu pridaním buffer času medzi stretnutiami
- Nedovoľte, aby vám stretnutia pohltili život
- Nastavte obmedzené štartovacie časy
- Zaokrúhľovanie času ukončenia schôdzky
- Schvaľujte svoje rezervácie
- Dostávajte e-mailové/SMS upozornenie vždy, keď niekto vytvorí rezerváciu
- Dostávajte upozornenia na svojom mobile
- Zefektívnite komunikáciu
- Urobte svoj rozvrh vizuálne atraktívnejším
- Bezpečne spravujte informácie o klientoch
- Zvýšte použiteľnosť svojho rozvrhu
- Prepojte SuperSaaS s iným softvérom
Vyberte si vhodný typ rozvrhu podľa svojich potrieb
1. Automaticky koordinujte viacero rozvrhov
Keď musí byť na tom istom stretnutí dostupných viac členov tímu, môžete použiť servisný rozvrh.
Vytvorte novú službu, ktorá je závislá od dostupnosti všetkých týchto členov tímu, a systém automaticky nájde spoločné voľné časové sloty zo všetkých rozvrhov.
Navyše, keď sa stretnutie rezervuje v servisnom rozvrhu, automaticky sa pridá aj do každého jednotlivého rozvrhu.
2. Nechajte klientov vybrať si preferovaného člena tímu
Ak si klienti chcú naplánovať čas so špecifickým členom vášho tímu, použite jeden servisný rozvrh. Dosiahnete to vytvorením služieb na mená členov tímu. Každá služba v rozvrhu potom závisí od individuálneho zdrojového rozvrhu daného člena.
Rozvrh bude vyzerať približne takto:
Do popisu služby môžete pridať špecializácie členov tímu, fotografie alebo jednoducho viac informácií o dokumentoch, ďalších krokoch a podobne.
3. Priraďte ľubovoľného člena tímu k úlohe
Ak chcete spájať leady s akýmkoľvek dostupným obchodným zástupcom, použite zdrojový rozvrh s viacerými zdrojmi. Stretnutia sa budú na danom časovom úseku plánovať ďalej, kým už nebude k dispozícii žiadny ďalší zástupca.
Môžete to urobiť kliknutím na sprievodcu vytvorením nového rozvrhu a vytvorením zdrojového rozvrhu s viacerými zdrojmi.
Pridajte do rozvrhu všetkých svojich obchodných zástupcov, ako je znázornené nižšie:
Môžete tiež nastaviť individuálnu dostupnosť každého zástupcu cez Schedule Name > Supervise > Opening hours, ako je znázornené nižšie:
4. Preddefinované trvania stretnutí
Pre každú skupinu leadov si vyberte samostatné trvanie stretnutia.
Umožnite im vybrať si z rôznych dĺžok stretnutí vo svojom rozvrhu tromi rôznymi spôsobmi
a) Jeden jediný rozvrh
Umožnite zákazníkom používať jeden rozvrh s rozbaľovacím menu na výber dĺžky stretnutia.
Rôzne dĺžky schôdzok môžete nastaviť cez Schedule Name > Configure > Resources/Services, ako je znázornené nižšie:
Keď túto možnosť pridáte, v rozvrhu sa zobrazí takto:
b) Zobrazte každý typ stretnutia ako samostatnú udalosť
Ak ich chcete v samotnom rozvrhu zobraziť ako samostatné sekcie, môžete použiť servisný rozvrh v kombinácii so zdrojovým rozvrhom. Vytvorte jeden zdrojový rozvrh pre jednotlivca a servisný rozvrh s rôznymi službami.
Každá služba v tomto rozvrhu je definovaná trvaním cez Schedule Name > Configure > Services, ako je znázornené nižšie:
Keď použijete servisný rozvrh, bude váš rozvrh pre klientov vyzerať takto:
Oba tieto rozvrhy dosahujú rovnakú funkcionalitu. Rozdiel spočíva v rozložení pre vašich zákazníkov.
c) Vytvorte skupiny používateľov
Vytvorte samostatný rozvrh pre každú fázu procesu onboarding klienta, napríklad „Welcome call“, „Account setup“, „Quarterly check in“ a podobne. Veďte ich procesom zdieľaním relevantných odkazov pre danú fázu onboardingu. Priraďte ich do rôznych skupín používateľov a obmedzte ich prístup len na konkrétne rozvrhy.
Môžete to urobiť cez kartu „User Management“ na svojom paneli kliknutím na možnosť „User Groups“, ako je znázornené nižšie:
Dostanete sa na obrazovku, kde môžete vytvárať skupiny používateľov podľa svojich potrieb, ako je znázornené nižšie:
Keď vytvoríte príslušné skupiny, môžete každého zákazníka jednoducho pridať do konkrétnej skupiny kliknutím na ikonu úprav pri každom zákazníkovi a výberom jeho používateľskej skupiny, ako je znázornené nižšie:
Skupiny môžete aktualizovať/upravovať a meniť prístup zákazníkov podľa toho, v akej fáze predajného lievika sa nachádzajú.
5. Použite rozvrh typu kapacita pre skupinové podujatia
Použite rozvrh typu kapacita pre skupinové podujatia, ako sú webináre, tréningové stretnutia alebo skupinové onboardingové hovory pre klientov s podobnými potrebami.
Získajte väčšiu kontrolu nad svojím rozvrhom
6. Vyhnite sa stretnutiam na poslednú chvíľu
Dajte si dostatok času na prípravu na stretnutie nastavením minimálneho predstihu pre rezerváciu.
Toto môžete nastaviť cez Schedule Name > Configure > Process, ako je znázornené nižšie:
7. Oddýchnite si pridaním buffer času medzi stretnutiami
Zohľadnite čas na presun a čas na prípravu stretnutia. Pridajte medzi stretnutia automatický buffer, aby ste sa mohli pokojne uvoľniť a pripraviť na ďalšie stretnutie.
Môžete to nastaviť cez Schedule Name > Configure > Resources/Capacity, ako je uvedené nižšie:
8. Zabráňte tomu, aby vám stretnutia pohltili život
Priraďte si konkrétne dni alebo konkrétne hodiny každý deň na stretnutia. Umožnite ľuďom rezervovať si stretnutie vo vašom rozvrhu iba v týchto dostupných časoch a svoje „voľné dni“ využite produktívne.
Dostupnosť môžete nastaviť cez Schedule Name > Supervise > Opening hours, ako je znázornené nižšie:
Je tiež možné rozdeliť dostupný čas v konkrétny deň na dva rôzne časové sloty.
9. Nastavte obmedzené štartovacie časy
Vaše schôdzky môžu začať kedykoľvek počas dňa, keď ste dostupní. Je však pohodlnejšie, keď začínajú na začiatku každej hodiny alebo každej polhodiny a podobne.
Obmedzte začiatok schôdzok na začiatok každej hodiny cez Schedule Name > Configure > Resources/ Services, ako je uvedené nižšie:
Keď pridáte * :00, v podstate umožňujete, aby schôdzky začínali o 9:00, 10:00, 11:00 a podobne, za predpokladu, že váš deň začína o 9:00. Medzi ďalšie bežne používané obmedzené štartovacie časy patria * :30, * :15, * :10, * :45 a pod.
10. Zaokrúhľovanie času ukončenia schôdzky
Keď môžu schôdzky začať kedykoľvek, môžu aj končiť v náhodných časoch, ako napríklad 16:37, 14:11, 9:58 a podobne, čo spôsobuje, že nasledujúce plánované stretnutia vyzerajú zvláštne.
Zaokrúhlite časy na násobok 5 alebo 10 minút alebo na najbližšiu štvrťhodinu, aby to bolo pohodlnejšie.
Môžete to nastaviť cez Schedule Name > Configure > Resources/Services, ako je uvedené nižšie:
11. Schvaľujte svoje rezervácie
Majte väčšiu kontrolu nad tým, ktoré rezervácie sa vo vašom rozvrhu potvrdia. Nakonfigurujte systém tak, aby si pred odoslaním potvrdzovacieho e-mailu/SMS vyžiadal vaše schválenie.
Môžete to nastaviť cez Schedule Name > Configure > Process, ako je uvedené nižšie:
12. Dostávajte e-mailové/SMS upozornenie vždy, keď niekto vytvorí rezerváciu
Uistite sa, že máte prehľad o všetkých rezerváciách vo svojom rozvrhu, bez toho, aby ste naň museli neustále pozerať. Nastavte systém tak, aby vám pri každej vytvorenej rezervácii poslal textovú alebo e-mailovú upozornenku. Môžete to urobiť cez Schedule Name > Configure > Process, ako je uvedené nižšie:
Skvelý spôsob, ako zostať v obraze, je nastaviť systém tak, aby vám na konci dňa poslal prehľad schôdzok za celý deň.
13. Dostávajte upozornenia na svojom mobile
Ďalším skvelým spôsobom, ako mať prehľad o schôdzkach vo svojom rozvrhu, je dostávať automatické upozornenia na svojom android telefóne alebo iPhone.
Stiahnite si aplikáciu Make a prepojte svoj účet SuperSaaS s Make šablónou, aby ste ju nastavili.
Zefektívnite komunikáciu
14. Obmedzte e-mailové ping-pongy
Nemrhajte časom na posielanie e-mailov tam a späť ako „Kde sa stretneme?“, „Ako sa k vám dostanem?“, „Kedy máte voľno?“, „Tento čas mi nevyhovuje. Môžeme to presunúť?“ a podobne.
Vytvorte samostatný rozvrh pre každý typ stretnutia. Prispôsobte e-mailové/SMS pripomienky a potvrdzovacie správy tak, aby obsahovali všetky relevantné údaje o mieste, pokyny, kontaktné informácie a podobne.
Môžete to nastaviť cez Schedule Name > Configure > Layout, ako je uvedené nižšie:
Aktivujte pripomienky a potvrdzovacie správy cez Schedule Name > Configure > Process, ako je uvedené nižšie:
Tým sa zníži čas strávený e-mailovaním tam a späť a klienti nájdu všetky dôležité informácie na jednom mieste.
15. Personalizujte svoje e-maily
Automatické správy môžu pôsobiť neosobne a chladne. Personalizujte svoj e-mail pomocou údajov o zákazníkovi, ako sú meno, detaily schôdzky, ID rezervácie a podobne, s pomocou magických slov.
Viac o používaní magických slov sa dozviete na našej stránke podpory.
16. Posielajte následné e-maily
Odosielanie následných e-mailov môže zvýšiť mieru premeny leadov na zákazníkov. Nechajte systém automaticky poslať následný e-mail s informáciami o vašom produkte a ďalšími firemnými údajmi.
Následné e-maily môžete odosielať nastavením týchto možností cez Schedule Name > Configure > Process, ako je uvedené nižšie:
Následné e-maily si môžete prispôsobiť cez Schedule Name > Configure > Layout, ako je uvedené nižšie:
17. Rýchlo zdieľajte odkaz na svoj rozvrh
Pridajte do svojho e-mailového podpisu odkaz na rozvrh alebo tlačidlo s výzvou k akcii a presmerujte ľudí priamo na svoj online rezervačný rozvrh.
Môžete si tiež prispôsobiť šablónu nižšie, aby ste ľudí povzbudili rezervovať si stretnutie.
*Ahoj, *
Mám čas [doplňte čas, kedy ste dostupní], ale ak v tomto čase nemôžete, prosím naplánujte si vhodný čas na stretnutie v mojom rozvrhu tu [vložiť odkaz na váš rozvrh].
Teším sa na stretnutie s vami.
S pozdravom
[Vaše meno a pozícia]
Urobte svoj rozvrh vizuálne atraktívnejším
18. Používajte prvky značky vo svojom rozvrhu
Značka vašej firmy je dôležitá pre vás aj vašich zákazníkov. Mali by ste ju odrážať vo všetkej komunikácii vrátane svojho online rezervačného rozvrhu. V SuperSaaS môžete jednoducho prispôsobiť tieto prvky značky:
a) Pridanie farieb rozloženia
Môžete ovládať farby rozloženia svojho rozvrhu a dashboardu.
Navštívte kartu „Layout settings“ na svojom paneli a nastavte interné systémové farby.
Môžete si nastaviť jemné farebné detaily svojho dashboardu, ako sú farba textu, farba nadpisov, farba pozadia a podobne.
Farby používané vo svojom rozvrhu môžete tiež upraviť cez Schedule Name > Configure > Layout, ako je uvedené nižšie:
Keď zobrazíte možnosť farieb rozloženia, môžete prispôsobiť detaily svojho rozvrhu, ako sú farby rezervovaných schôdzok, farba prázdnych buniek a farby indikátorov vlastníctva.
b) Pridajte presmerovávaciu URL
Zdieľajte so zákazníkmi viac informácií alebo ich informujte o svojich najnovších úspechoch. Použite možnosť redirect URL, aby ste zákazníkov po dokončení rezervácie presmerovali na konkrétnu webovú stránku.
Používateľov môžete automaticky presmerovať pridaním redirect URL cez Schedule Name > Configure > Process, ako je uvedené nižšie:
c) Pridajte logo svojej firmy
Logo vašej firmy je dôležitou súčasťou vašej značky.
Pozrite si toto krátke video, ako pridať logo svojej firmy do dashboardu a rozvrhu cez kartu „Layout Settings“ na svojom paneli:
Môžete tiež povoliť zákazníkom, aby po kliknutí na vaše logo navštívili web firmy alebo stránku s informáciami o produkte.
d) Použite vlastnú doménu
Pre svoj odkaz na rozvrh môžete vytvoriť vlastnú doménu, napríklad schedule.yourcompanyname.com. Takto bude vašim zákazníkom jasné, že rozvrh patrí vám.
Môžete postupovať podľa podrobného návodu na vlastnú doménu, aby ste si nastavili vlastnú doménu.
19. Pridajte do rozloženia rozvrhu ľudský prvok
Nikto nemá rád, keď sa pohybuje v priestore, ktorý je mechanický a neosobný. Pridajte do svojho rozvrhu ľudský dotyk tým, že nad rozvrh pridáte svoj obrázok alebo obrázok svojho tímu do bieleho priestoru nad rozvrhom.
Na to musíte najprv nahrať svoju fotografiu na web.
Potom použite URL obrázka a pridajte odkaz na obrázok do bieleho priestoru nad rozvrhom spolu so svojou osobnou správou cez Schedule Name > Configure > Layout, ako je uvedené nižšie:
Môžete tiež personalizovať svoje správy nad rozvrhom a nájdete aj tipy, ako personalizovať svoje správy na našej podpornej stránke.
Bezpečne spravujte informácie o klientoch
20. Importujte/exportujte údaje klientov
Vyhnite sa duplicitnej práci a pridajte svoje existujúce údaje o zákazníkoch do systému. Môžete to urobiť cez kartu „Import“ na svojom paneli SuperSaaS.
21. Pridajte vlastné formuláre, aby ste získali viac informácií o klientoch
Získajte viac informácií o svojich klientoch navrhnutím vlastného dotazníka. Použite možnosť vlastného formulára na vytvorenie vlastného dotazníka.
Môžete to urobiť vytvorením nového formulára zo svojho panelu:
Prispôsobte polia formulára tak, aby ste získali viac informácií o zákazníkovi, napríklad požiadavky, názov firmy a podobne. Ak chcete formulár pripojiť k rozvrhu, môžete prejsť na Schedule Name > Configure > Process a formulár pripojiť, ako je uvedené nižšie:
Umožnite zákazníkom vyplniť formulár ešte predtým, než vytvoria rezerváciu, aby ste mali pred interakciou dostatok informácií.
22. Pridajte pole pre supervízora, aby ste uložili informácie špecifické pre klienta
Niektorí klienti majú špeciálne požiadavky alebo špeciálne želania. Uložte ich do poľa supervízora, ktoré je viditeľné pre interných používateľov, ale nie pre zákazníkov. Pozrite si toto krátke video, ako nastaviť pole supervízora.
Zvýšte použiteľnosť svojho rozvrhu
23. Nastavte opakujúce sa schôdzky jediným kliknutím
Umožnite zákazníkom rezervovať si opakujúce sa stretnutie jediným kliknutím. Môžete postupovať podľa nášho video návodu alebo si prečítať pokyny v našej podpornej dokumentácii a túto funkciu použiť.
24. Umožnite zákazníkom zobraziť čas v ich časovom pásme
Umožnite zákazníkom zobraziť čas stretnutia vo svojom časovom pásme, keď si plánujú stretnutia so zákazníkmi po celom svete.
Môžete to nastaviť cez kartu „Layout Settings“ na svojom paneli, ako je uvedené nižšie:
25. Zostaňte dostupní vo viacerých jazykoch
Zákazníci radšej komunikujú so systémom, ktorý hovorí ich jazykom. SuperSaaS je dostupný vo viac než 35 jazykoch a umožňuje zákazníkom vybrať si vlastný jazyk zobrazenia rozvrhu.
Môžete to nastaviť cez kartu „Layout Settings“ na svojom paneli, ako je uvedené nižšie:
Prepojte SuperSaaS s iným softvérom
26. Synchronizujte viac kalendárov so svojimi rozvrhmi
Niekedy pracovné povinnosti môžu stáť v ceste vašim osobným plánom. Vyhnite sa dvojitým rezerváciám synchronizáciou osobného a pracovného rozvrhu. Môžete prepojiť svoj Google kalendár so svojím rozvrhom SuperSaaS.
Ak chcete pridávať schôdzky z Google kalendára do svojho rozvrhu SuperSaaS, môžete to urobiť cez Schedule Name > Supervise > Synchronize, ako je uvedené nižšie:
Postupujte podľa podrobného návodu uvedeného na našom webe a nastavte synchronizáciu. Ak chcete pridávať/aktualizovať nové udalosti zo svojho rozvrhu SuperSaaS do Google kalendára, môžete použiť šablónu integrácie Zapier, aby ste tieto dve platformy prepojili.
27. Automaticky vytvorte odkaz na stretnutie v Zoome
Prepojte sa so svojimi kolegami cez Zoom. Jednoducho prepojte svoj Zoom a SuperSaaS účet s preddefinovanou šablónou a zakaždým, keď sa má schôdzka začať, táto integrácia vytvorí odkaz na Zoom stretnutie.
28. Pridajte nové leady do Salesforce
Chcete sledovať svoje stretnutia s leadmi, ale nechcete manuálne zadávať informácie o leadoch do svojho systému Salesforce. So SuperSaaS sa o to nemusíte starať. Použite preddefinovanú šablónu pre integrácie Salesforce a nové leady sa automaticky pridajú do Salesforce vždy, keď vznikne nová schôdzka vo vašom online rozvrhu.
29. Automaticky vygenerujte odkaz join.me pre stretnutie
Zabudnite na strach z premeškania stretnutia tým, že prepojíte svoj účet SuperSaaS a Join.me. Tvorca schôdzky v SuperSaaS automaticky dostane e-mail od join.me s priamym odkazom na online miestnosť pre stretnutie. Takto sa môžete k stretnutiu pripojiť bez obáv z vytvárania novej relácie v join.me.
A nakoniec, ak máte akékoľvek konkrétne otázky, neváhajte sa s nami spojiť cez náš formulár spätnej väzby.