Žiadne ďalšie dvojité rezervácie ani konflikty s osobným rozvrhom vo vašom rezervačnom systéme. SuperSaaS vám umožňuje prispôsobiť dostupnosť vašich schôdzok, spravovať rezervačné hodiny a pracovať s viacerými kalendármi naraz. V tomto blogovom príspevku vysvetlíme rôzne spôsoby, ako môžete prispôsobiť a zobraziť dostupnosť v SuperSaaS.
- Nastavenie dostupnosti
- Ovládajte, ako sa dostupnosť zobrazuje a uplatňuje v rozvrhu
- Spravovanie vašej dostupnosti s viacerými kalendármi
Nastavenie dostupnosti
1. Nastavte si opakujúcu sa týždennú dostupnosť v rozvrhu
Spravujte svoje pracovné dni a otváracie hodiny, počas ktorých chcete, aby bol váš rozvrh dostupný. Môžete vybrať dni, v ktorých chcete prijímať rezervácie, a tiež pridať dni voľna pre seba alebo organizáciu. Potom zadajte otváracie hodiny pre každý deň samostatne.
Je nepraktické zostať dostupný počas celého dňa, keď zároveň chcete zohľadniť obednú prestávku alebo si vyhradiť len niekoľko hodín denne na inú prácu. Môžete to zohľadniť rozdelením otváracích hodín vo svojom rozvrhu.
Dostupnosť môžete nastaviť cez Schedule Name > Supervise > Opening Hours, ako je znázornené:
2. Spravujte dostupnosť pre konkrétne dátumy
Možno máte v určité dni dôležité záväzky, nadchádzajúce sviatky alebo jednoducho chcete zablokovať niektoré časové úseky vo svojom rozvrhu. Tieto výnimky môžete spravovať úplným zatvorením rozvrhu alebo vytvorením rôznych pracovných hodín pre konkrétne dátumy (alebo rozsah dátumov).
Takéto výnimky môžete pridať do systému cez Schedule Name > Supervise > Special days > Add new exception, ako je znázornené:
Keď kliknete na tlačidlo „Create Exception“, svoje špeciálne dni uvidíte uvedené pod „Availability Exceptions“ na tej istej stránke nad týmto poľom.
Poznámka: Je možné vymazať ktorúkoľvek alebo všetky tieto výnimky jednoducho kliknutím na červené tlačidlo krížika na pravej strane každej výnimky špeciálneho dňa.
3. Obmedzte rozsah dátumov dostupnosti
V predvolenom nastavení je váš rozvrh otvorený na rezervácie na neurčité časové obdobie. Tento časový rámec môžete upraviť podľa svojich individuálnych požiadaviek. Keď spravujete špeciálne podujatie, workshop alebo sedenie dostupné len počas určitých dátumov, môžete sa rozhodnúť otvoriť svoj rozvrh iba počas konkrétneho časového intervalu.
Dostupnosť rozvrhu môžete obmedziť počas daného časového intervalu cez kartu Schedule Name > Supervise > Opening Hours, ako je znázornené:
Tým by sa váš rozvrh stal pre používateľov mimo dostupného rozsahu dátumov nedostupný.
4. Ručne blokujte určité časové úseky vo svojom rozvrhu
Niekedy možno chcete vo svojom rozvrhu zablokovať určité časové úseky alebo určité dni. Existuje viacero spôsobov, ako zablokovať čas vo vašom rozvrhu. Jedným z najjednoduchších spôsobov je vyplniť čas vlastnou rezerváciou. Ako administrátor nie ste viazaný limitmi, takže môžete ľahko vytvoriť rezerváciu, ktorá trvá niekoľko dní (a vyhnúť sa tak všetkým časovým obmedzeniam).
Ak chcete vytvoriť rezerváciu trvajúcu niekoľko dní, jednoducho kliknite na Schedule Name > Use a potom kliknite na rozvrh, aby ste vytvorili rezerváciu. Tu je príklad rezervácie, ktorá trvá niekoľko dní:
Tento typ rezervácie sa v systéme počíta ako jedna rezervácia a započítava sa do vášho celkového počtu.
Medzi ďalšie spôsoby blokovania času patria vytváranie výnimiek pre špeciálne dni, dočasné úpravy otváracích hodín vášho rozvrhu a synchronizácia vášho rozvrhu SuperSaaS s Google kalendárom. Tieto spôsoby vám umožňujú zablokovať čas vo svojom rozvrhu bez zníženia počtu rezervácií z celkového limitu rezervácií dostupného vo vašom účte.
Ovládajte, ako sa dostupnosť zobrazuje a uplatňuje v rozvrhu
5. Spravujte hodiny viditeľné vo svojom rozvrhu
Schôdzky môžu zabrať väčšinu vášho dňa a nepravidelné rozvrhy schôdzok môžu brzdiť vašu produktivitu. Aj keď nemôžete zmeniť pracovné hodiny, určite môžete používateľov povzbudiť, aby si vytvorili schôdzku len v určitých hodinách. To dosiahnete spravovaním hodín viditeľných vo vašom rezervačnom rozvrhu.
Viditeľné hodiny môžete ovládať cez kartu Schedule Name > Configure > Layout, ako je znázornené:
Upozornenie: Viditeľné hodiny sa líšia od otváracích hodín vo vašom rozvrhu. Viditeľné hodiny sú hodiny, ktoré sú pre vašich používateľov viditeľné v rozvrhu, zatiaľ čo otváracie hodiny sú tie, počas ktorých chcete prijímať rezervácie vo svojom rozvrhu.
6. Umožnite používateľom alebo superpoužívateľom vytvárať rezervácie mimo otváracích hodín
Použite informácie o otváracích hodinách, aby bol váš rozvrh vizuálne príťažlivý. Pre pohodlie vašich používateľov im môžete umožniť rezervovať si schôdzku mimo otváracích hodín.
Rezervácie mimo otváracích hodín môžete povoliť cez Schedule Name > Configure > Opening Hours, ako je uvedené nižšie:
Ak však chcete túto funkciu obmedziť len na administrátora a členov tímu (superpoužívateľov v systéme), môžete túto možnosť zvoliť cez Schedule name > Supervise > Opening Hours, ako je znázornené:
7. Zabezpečte, aby všetky schôdzky spadali do vašich otváracích hodín
Nenechajte sa frustrovať, keď čas ukončenia schôdzky presahuje vaše otváracie hodiny. Zabezpečte, aby systém prijímal schôdzky len v rámci otváracích hodín.
To dosiahnete cez Schedule Name > Supervise > Opening Hours, ako je znázornené:
Spravovanie vašej dostupnosti s viacerými kalendármi
8. Vyhnite sa konfliktom s osobnými povinnosťami synchronizáciou s Google kalendárom
Žiadne ďalšie dvojité rezervácie alebo oficiálne schôdzky, ktoré sa bijú s vašimi osobnými záväzkami. Jednoducho synchronizujte svoj Google kalendár so svojím rozvrhom SuperSaaS a vyhnite sa prekrývajúcim sa schôdzkam. Pozrite si tento krátky video návod, ako nastaviť synchronizáciu s Google kalendárom:
Prečítajte si náš predchádzajúci blogový príspevok, kde sme vysvetlili, ako získať okamžité aktualizácie zo svojho rozvrhu SuperSaaS do Google kalendára.
9. Udržujte všetky kalendáre aktuálne pridávaním detailov schôdzok zo SuperSaaS
Správa viacerých kalendárov sa môže rýchlo stať zdĺhavou. Chcete si uľahčiť synchronizáciu detailov schôdzok do iných kalendárových programov pre seba aj pre svojich zákazníkov. Svoje rezervácie zo SuperSaaS môžete jednoducho pridať do iných kalendárov tým, že schôdzky exportujete do ďalších kalendárov.
Exportujte každú rezerváciu samostatne
Jednotlivé rezervácie môžete exportovať kliknutím na slot schôdzky a potom kliknutím na malé tlačidlo iCal v pravom dolnom rohu slotu, ako je znázornené:
Keď otvoríte tento iCal súbor v iných kalendárových programoch. Informácie o schôdzke sa pridajú priamo do vášho kalendára.
Umožnite zákazníkom pridať si detaily rezervácie do svojho kalendára
Pri každej rezervácii používateľa môžete automaticky pripojiť detaily v oznámení ako iCal súbor. To dosiahnete použitím magického slova $ical vo svojich oznamovacích správach.
Poznámka: Magické slová sú automatický text, ktorý sa pri vygenerovaní správy nahrádza dynamickou hodnotou. V našej podpornej dokumentácii nájdete úplný zoznam magických slov.
Svoje správy môžete prispôsobiť tak, aby obsahovali iCal súbor cez kartu Schedule Name > Configure > Layout, ako je znázornené:
Keď ponecháte predvolenú správu, môžete jednoducho pridať magické slovo $ical do poľa vyššie. Tu je prehľad toho, ako bude vaša potvrdzujúca správa vyzerať pre používateľa Gmailu:
E-mail sa pre iných poskytovateľov e-mailu môže zobrazovať v inom formáte. iCal súbor však bude k e-mailu vždy priložený bez ohľadu na poskytovateľa.
TIP: Prečítajte si náš blogový príspevok o prispôsobovaní vašich e-mailových a textových správ.
Okrem prispôsobenia svojej dostupnosti môžete pridať aj pokročilé obmedzenia dostupnosti alebo rezervácií. Viac informácií o nastavení týchto obmedzení rezervácií nájdete tu.
Ak máte akékoľvek konkrétne otázky týkajúce sa nastavenia vašej dostupnosti v SuperSaaS, neváhajte nás kontaktovať.